Cambiar de servicio de correo electrónico es como mudarse. Parece sencillo, pero en la práctica puede provocar confusión, pérdida de datos e interrupciones en la comunicación.

¿Una buena noticia? Con una migración bien gestionada, no solo podrás pasarte a una nueva plataforma, sino que, al mismo tiempo, mejorarás notablemente todo tu marketing por correo electrónico.

¿Por qué las empresas cambian de herramientas?

La pandemia, el rápido crecimiento del comercio electrónico y los cambios en las expectativas de los clientes han puesto de manifiesto las limitaciones de muchos sistemas antiguos.

Hoy en día, las empresas suelen adoptar herramientas más modernas que permiten:

  • una mejor automatización y segmentación,
  • una mejor capacidad de entrega,
  • informes más claros,
  • integración con un CRM o un CDP.

Pero atención: la transición no consiste solo en exportar los contactos e importarlos a la nueva plataforma. Una migración satisfactoria requiere un plan, el apoyo de la dirección y una buena preparación.

1. Elabora un plan de migración a medida

Cada empresa es diferente. Cada una tiene su propia forma de trabajar con los datos, su propio equipo y campañas de diferente complejidad.

La migración debe reflejar la realidad de tu campaña de correo electrónico:

  • ¿Cómo gestionáis la personalización y la segmentación?
  • ¿De dónde obtenéis los datos (CRM, tienda online, ERP)?
  • ¿Qué sistemas de automatización utilizáis?

En lugar de una solución universal, elabora un plan que tenga en cuenta también los factores menos visibles, como los procesos internos, los procedimientos de aprobación, las capacidades informáticas o los hábitos del equipo.

2. Consigue el apoyo de la alta dirección (nivel C)

La transición a una nueva herramienta es un cambio que afectará a varios equipos: marketing, ventas, TI y la dirección.

Sin apoyo desde arriba, será una carrera de fondo.

Contar con un mandato firme por parte de la dirección ayuda a:

  • evitar retrasos,
  • establecer prioridades claras,
  • garantizar una capacidad suficiente,
  • proteger la migración del «tráfico habitual».

3. Establece prioridades realistas

La mayoría de los empleados de las empresas trabajan al 80-90 % de su capacidad. Y la migración no es una tarea que se haga en una hora.

Es necesario dejar claro qué tiene prioridad y encontrar franjas horarias que se puedan dedicar a la migración sin poner en peligro el funcionamiento habitual.

Las empresas suelen recurrir a socios externos (como nosotros, en Mailbakers), que:

  • mantiene todo el proceso cohesionado,
  • advierten de los riesgos,
  • garantizará la coordinación entre departamentos,
  • Colaboran tanto en las pruebas como en la formación.

4. Aprovecha la migración como una oportunidad para mejorar

Una nueva herramienta es una nueva oportunidad.

Es el momento ideal para hacer una pausa y... auditoría del actual sistema de envío de correos electrónicos:

  • ¿Qué campañas funcionan y cuáles no?
  • ¿Todavía tenemos las plantillas de 2018?
  • ¿Siguen estando al día nuestros sistemas de automatización?
  • ¿Sabemos aprovechar al máximo las nuevas funciones?

De todos modos, al migrar, normalmente tienes que volver a configurarlo todo. Entonces, ¿por qué no hacerlo mejor desde el principio?

5. Realiza una auditoría de todas las campañas y los datos

Antes de desactivar la herramienta antigua, comprueba que tienes una copia de seguridad de:

  • contactos, listas, segmentos
  • estadísticas (aperturas, clics, bajas)
  • las plantillas y su historial
  • automatización y guiones
  • integración con otros sistemas (CRM, tienda online, CMS…)

Te recomendamos que cuentes con la ayuda de un socio técnico que sepa en qué aspectos hay que prestar atención.

La automatización perdida o las etiquetas mal importadas pueden suponer semanas de trabajo extra.

Resumen: La migración no tiene por qué ser dolorosa

Sí, el cambio a una nueva herramienta de correo electrónico es complicado. Pero si:

  • ¿Tenéis algún plan?
  • el apoyo de la dirección,
  • hora reservada,
  • un socio de calidad,
  • y ganas de mejorar tus campañas de correo electrónico,

Entonces, lo que era una necesidad técnica se convierte en una oportunidad estratégica.

¿Te estás planteando realizar una migración o elegir una nueva herramienta?

En Mailbakers hemos ayudado a decenas de empresas a migrar desde (y hacia) Ecomail, Mailchimp, Smartemailing, Meiro y otras plataformas. Estaremos encantados de ayudarte también a ti.