Der Wechsel des E-Mail-Tools ist wie ein Umzug. Es sieht einfach aus, kann in der Praxis jedoch zu Chaos, Datenverlust und Kommunikationsausfällen führen.

Die gute Nachricht? Mit einer gut durchgeführten Migration können Sie nicht nur auf eine neue Plattform umsteigen, sondern gleichzeitig Ihr gesamtes E-Mail-Marketing deutlich verbessern.

Warum wechseln Unternehmen ihre Tools?

Die Pandemie, das rasante Wachstum des E-Commerce sowie veränderte Kundenerwartungen haben die Grenzen vieler älterer Systeme aufgezeigt.

Unternehmen stellen heute häufig auf modernere Tools um, die Folgendes ermöglichen:

  • bessere Automatisierung und Segmentierung,
  • bessere Zustellbarkeit,
  • übersichtlichere Berichterstattung,
  • Anbindung an ein CRM- oder CDP-System.

Aber Vorsicht – bei der Umstellung geht es nicht nur darum, Kontakte zu exportieren und in die neue Plattform zu importieren. Eine erfolgreiche Migration erfordert einen Plan, die Unterstützung der Unternehmensleitung und eine gute Vorbereitung.

1. Erstellen Sie einen maßgeschneiderten Migrationsplan

Jedes Unternehmen ist anders. Eine andere Art der Datenverarbeitung, ein anderes Team, eine andere Komplexität der Kampagnen.

Die Migration muss die Gegebenheiten Ihres E-Mail-Versands widerspiegeln:

  • Wie gehen Sie mit Personalisierung und Segmentierung um?
  • Woher beziehen Sie Ihre Daten (CRM, Online-Shop, ERP)?
  • Welche Automatisierungslösungen nutzen Sie?

Anstelle einer Einheitslösung sollten Sie einen Plan ausarbeiten, der auch weniger offensichtliche Faktoren berücksichtigt – wie interne Abläufe, Genehmigungsverfahren, IT-Kapazitäten oder die Arbeitsgewohnheiten des Teams.

2. Gewinnen Sie die Unterstützung der Unternehmensleitung (C-Level)

Die Umstellung auf ein neues Tool ist eine Veränderung, die mehrere Teams betrifft – Marketing, Vertrieb, IT und die Geschäftsleitung.

Ohne Unterstützung von oben wird das ein langwieriger Prozess.

Ein starkes Mandat seitens der Unternehmensleitung ist hilfreich:

  • Verzögerungen zu vermeiden,
  • klare Prioritäten festlegen,
  • ausreichende Kapazitäten sicherzustellen,
  • die Migration vor dem „normalen Betrieb“ schützen.

3. Setzen Sie sich realistische Prioritäten

Die meisten Mitarbeiter in Unternehmen arbeiten mit 80–90 % ihrer Kapazität. Und eine Migration ist keine Aufgabe, die man in einer Stunde erledigen kann.

Man muss klar festlegen, was Priorität hat – und Zeitfenster finden, die für die Migration genutzt werden können, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden.

Unternehmen greifen häufig auf externe Partner (wie uns bei Mailbakers) zurück, die:

  • hält den gesamten Prozess zusammen,
  • weisen auf die Risiken hin,
  • sorgt für die abteilungsübergreifende Koordination,
  • Sie helfen sowohl beim Testen als auch bei der Schulung.

4. Nutzen Sie die Migration als Chance zur Verbesserung

Ein neues Werkzeug ist eine neue Chance.

Das ist der ideale Moment, um innezuhalten und Prüfung des aktuellen E-Mail-Marketings:

  • Welche Kampagnen funktionieren und welche nicht?
  • Haben wir noch Vorlagen aus dem Jahr 2018?
  • Sind unsere Automatisierungslösungen noch auf dem neuesten Stand?
  • Können wir die neuen Funktionen voll ausschöpfen?

Bei einer Migration muss man ohnehin meistens alles neu einrichten. Warum also nicht gleich alles besser machen?

5. Führen Sie eine Überprüfung aller Kampagnen und Daten durch

Bevor Sie das alte Tool deaktivieren, vergewissern Sie sich, dass Sie folgende Daten gesichert haben:

  • Kontakte, Listen, Segmente
  • Statistiken (Aufrufe, Klicks, Abmeldungen)
  • Vorlagen und deren Historie
  • Automatisierung und Szenarien
  • Anbindung an andere Systeme (CRM, Online-Shop, CMS…)

Wir empfehlen, hierfür einen technischen Partner hinzuzuziehen, der weiß, worauf man achten muss.

Fehlende Automatisierung oder falsch importierte Tags können wochenlange Mehrarbeit bedeuten.

Zusammenfassung: Eine Migration muss nicht schmerzhaft sein

Ja, die Umstellung auf ein neues E-Mail-Tool ist aufwendig. Aber wenn:

  • Habt ihr einen Plan,
  • Unterstützung durch die Geschäftsleitung,
  • reservierte Zeit,
  • einen zuverlässigen Partner,
  • und der Wunsch, das E-Mail-Marketing zu verbessern,

Dann wird aus einer technischen Notwendigkeit eine strategische Chance.

Planen Sie eine Migration oder die Auswahl eines neuen Tools?

Bei Mailbakers haben wir bereits Dutzenden von Unternehmen dabei geholfen, von (und zu) Ecomail, Mailchimp, Smartemailing, Meiro und anderen zu wechseln. Gerne helfen wir auch Ihnen.